Errores comunes en la gestión del tiempo

Por Carlos del Castillo

2015

¿Cuántas veces has olvidado hacer algo importante sólo porque no escribistes un recordatorio? O ¿Qué tan a menudo te sientes sobre cargado de trabajo solo por haber dicho que sí a muchas personas que pedían tu ayuda? Muchos de nosotros nos sentimos identificados con este tipo de situaciones porque son errores muy comunes y que pueden ocasionarte estrés, bajo desempeño e impactar la forma en que trabajas. Por ello es tan importante que identifiques cuáles son los errores que estás cometiendo al gestionar tu tiempo.

Uno de los errores más comunes es no hacer una lista de tareas pendientes. Lo que sucede frecuentemente es que olvidas lo que debes hacer por no tener una lista detallada de tareas por realizar, si esto te está sucediendo te será muy útil conocer como evitar este tipo de errores.

Un segundo error muy común es no priorizar, cuando no priorizamos tareas podemos terminar gastando el tiempo en tareas que al final no erán tan importantes. En cambio si comienzas a priorizar podrás hasta disminuir el estrés que sientes por tener mucho trabajo por hacer. Y otro error que pocos reconocen es no saber manejar distracciones que puede ser por un mensaje que llega inesperadamente, entre otros.

Otro error común es decir “si “ a muchas tareas, quizá con la idea de ayudar a otros, pero al final puedes hechar a perder tu propio trabajo por ayudar a los demás. Otro error muy común sobre todo cuando trabajamos bajo presión es ser “Multi-tasking”, muchas personas creen que es una buena estrategia para maximizar su tiempo pero la verdad es que puede tomarte el doble del tiempo hacer varias tareas a la vez que solo dedicarte a una especifícamente. Y para empeorar no haces bien el trabajo, ya que no has podido concentrarte realmente en lo que estabas haciendo por hacer dos cosas a la vez.

Otro punto a recalcar es la programación ineficaz de las tareas. Cada persona se conoce y sabe cuándo tiene más energía. Algunas personas funcionan muy bien durante la mañana, mientras que otras sienten más enérgicas cuando empieza a ocultarse el sol. Esto se debe a que todos tenemos diferentes ritmos, es decir diferentes momentos del día en que nos sentimos más productivos y enérgicos. Programar el trabajo más importante en aquellas horas en que se sabe que se va a estar con más energía es hacer una mejor gestión del tiempo. De igual forma, dejar el trabajo menos prioritario para aquellas horas en que tienes menos energía, es más lógico. En este período de tiempo es mejor hacer tareas sencillas como hacer llamadas por teléfono, consultar correos y similares.

Por último comentar, que es muy frecuente pensar que se pueden trabajar de 8 a 10 horas seguidas, especialmente si estás trabajando con una fecha límite. Lamentablemente, es imposible que alguien se pueda enfocar y producir realmente un trabajo de calidad sin darle a su cerebro un poco de descanso para así recargar energía. Por tanto el tomarse un descanso no debe ser visto como “perder el tiempo”. Ese tiempo de inactividad es muy valioso, ya que te permitirá trabajar de forma creativa y más eficaz al reanudar el trabajo. Pero, si eres de las personas que les es difícil dejar de trabajar, entonces programa descansos, incluso puedes programar una alarma como recordatorio. Sal a caminar rápido, tomar una taza de café o simplemente quedarte en tu escritorio meditando. Se recomienda tratar de tomar un descanso de al menos 5 minutos cada dos horas, y asegurarse de tener suficiente tiempo para comer.

Estos son sólo algunos de los errores de la gestión del tiempo que necesitas evitar, pero hay otras numerosas herramientas que te pueden ayudar a gestionar mejor tu tiempo.

Fuente: http://aulainteractiva.org/